Gelungenes Outsourcing

Gebenstorf im Kanton Aargau ist eine Gemeinde mit rund 5'600 Einwohnerinnen und Einwohnern. Da der Brunnenmeister das Pensionsalter erreichte, stellte sich die Frage nach seiner Nachfolge. Die Gemeinde wählte schliesslich eine andere Option: Sie hat die Aufgabe an einen externen Dienstleister ausgelagert.

Anderthalb Jahre blieben der Gemeinde, um eine geeignete Nachfolge für ihren langjährigen Brunnenmeister zu finden: Dann wollte dieser seine verdiente Pension antreten. «Uns war bewusst, dass es sehr schwierig werden würde, die Stelle nachzubesetzen. In unserer Region besteht ein grosser Fachkräftemangel. Selbst deutlich grössere Gemeinden suchten in der Vergangenheit erfolglos», erinnert sich Dominic Suter, Leiter Bau und Planung der Gemeinde Gebenstorf, zu dessen Abteilung auch die Wasserversorgung zählt. Bei einer kleinen Gemeinde wie Gebenstorf stünden kaum einmal 100 Stellenprozente für die Aufgaben des Brunnenmeisters zur Verfügung, wie Suter weiter erwähnt. Damit verbunden seien betriebliche Herausforderungen, wie die Abdeckung von Stellvertretung und Pikettdienst. Hinzu kämen die steigenden Anforderungen an die Wasseraufbereitung sowie die zunehmenden gesetzlich vorgeschriebenen Kontrollen und Sicherheitsbestimmungen. «Benötigt wird dazu ein immer grösseres Fachwissen, was eine permanente Weiterbildung erfordert, sowie der sichere 24/7-Betrieb, was mit einem solch knappen Stellenplan nicht zu bewältigen ist», bekräftigt Dominic Suter.

Gebenstorf stellte sich damit zunächst die Frage, wie zukünftig die «richtige» Organisation aussehen müsste, damit die Aufgaben der Wasserversorgung sicher zu erfüllen sind und diese gleichzeitig mit attraktiven Arbeitsplätzen verbunden werden können. «Wir stellten dabei rasch fest, dass wir zur Beantwortung zunächst Begriffe und Rahmenbedingungen klären mussten», resümiert Suter. Dazu holte sich die Gemeinde Unterstützung bei einem externen Beratungsunternehmen. In einer vorgelagerten Analyse untersuchte man gemeinsam in einer eigens geschaffenen Projektgruppe die verschiedenen Organisations- und Zusammenarbeitsformen im Hinblick auf eine nachhaltige Wasserversorgung. Die Erkenntnisse wurden so strukturiert, dass Vor- und Nachteile sowie der Nutzen für die Gemeinde sichtbar wurden. «In Folge konnten wir mit dem Gemeinderat sehr gezielt darüber befinden, in welchen Teilen wir zukünftig als Eigentümer unsere Verantwortung wahren, und wo wir die Aufgaben des Betreibers zuordnen wollen», so Suter weiter.

Bislang war die Gemeinde gleichzeitig Eigentümer und Betreiber der Anlagen. Nur einzelne Aufgaben, wie etwa der Pikettdienst oder wenn besondere Gerätschaften oder Spezialwissen erforderlich waren, wurden an Dritte ausgelagert. Klar war indes, dass ein Übertrag des Eigentums an einen Dritten kaum mehrheitsfähig wäre und deshalb nur Lösungen weiterverfolgt werden konnten, welche dies nicht erforderlich machten. Den Transfer der Anlagen der Wasserversorgung in die gemeindeeigene Aktiengesellschaft erachtete man überdies nur dann als sinnvoll, wenn dabei eine übergreifende Betriebsorganisation entstehen würde. Zudem würde es bedeuten, dass man das benötigte Spezialwissen erst aufbauen und in der Zukunft auch beständig weiterentwickeln müsste.

Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken der verschiedenen Varianten wurden einander gegenübergestellt und bewertet, verschiedene Gemeinden nach ihren Erfahrungen im Zusammenhang mit der ausgelagerten Funktion des Brunnenmeisters befragt. «Die Vorteile, den Betrieb unserer Primäranlagen sowie des Verteilnetzes an eine einzige Organisation auszulagern, lagen schliesslich für uns auf der Hand und überzeugten als konsequenteste Umsetzung unserer Vorstellungen», fasst Dominic Suter den Entscheidungsprozess zusammen. Die Gemeinde bleibt damit im Besitz der Anlagen und verantwortlich für Inhalte und Termine von Instandhaltung und Ausbau. Und sie behält die Autonomie in der Festsetzung der Wassergebühren.

Schliesslich kamen hierfür zwei Betriebsorganisationen mit einem bestehenden Dienstleistungsangebot in Frage. Um einen endgültigen Entscheid treffen zu können, wurde ein detaillierter Anforderungskatalog mit den vom externen Dienstleister zu erfüllenden Aufgaben erstellt und den beiden Unternehmen im Rahmen einer Ausschreibung dargelegt. «Wir standen vor, während und nach unserer Entscheidung in persönlichem Kontakt mit den beiden angefragten Organisationen», beschreibt Suter ein wohl eher ungewöhnliches Vorgehen im Bieterprozess. «Uns war Offenheit und Transparenz unseres Beschlusses wichtig, und das wurde sehr gut aufgenommen. Auch vom letztlich unterlegenen Anbieter.» Suter ist wichtig zu erwähnen, dass beim Vergabeentscheid nicht nur die betriebswirtschaftlichen Fakten zählten: «Wir wollten von den Bietern beispielsweise ebenso erfahren, wie sie ihre zukünftige Rolle wahrnehmen wollen, wie sie die Bevölkerung einbinden, und vor allem, wie sie den Kontakt pflegen.»